ORGANIZACIÓN
Grupo social compuesto por personas, tareas y administración, que forman una estructura sistemática de relaciones de interacción, tendientes a producir bienes y/o servicios para satisfacer las necesidades de una comunidad dentro de un entorno y así poder satisfacer su propósito distintivo que es su misión. Organización: Es un sistema de actividades conscientemente coordinadas formado por dos o más personas; la cooperación entre ellas es esencial para la existencia de la organización. Una organización sólo existe cuando hay personas capaces de comunicarse y que están dispuestas a actuar conjuntamente para obtener un objetivo común. Es un conjunto de cargos con reglas y normas de comportamiento que han de respetar todos sus miembros, y así generar el medio que permite la acción de una empresa.
Según Guillermo Gómez es: “La estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre funciones, niveles y actividades de los elementos humanos y materiales de un organismo social, con el fin de lograr máxima eficiencia en la realización de planes y objetivos señalados con anterioridad”. (Gómez Ceja Guillermo, “Planeación y Organización de Empresas”, Octava Edición, Edit. McGraw-Hill, México, 1994, Pág.191)
Al respecto Harold Koontz y Heinz Weihrich opinan: “Se piensa en organización como: 1) La identificación y clasificación de las actividades requeridas, 2) El agrupamiento de las actividades necesarias para lograr los objetivos, 3) La asignación de cada agrupamiento a un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo (delegación) y 4) las medidas para coordinar horizontalmente y verticalmente en la estructura organizacional”. (Koontz Harold, Weihrich Heinz, Administración. Una Perspectiva Global, 11ª edición, Editorial McGraw-Hill, México, 1998, Pág.244.)
El Consejo Comunal “San Antonio Sector I”, es un ejemplo de organización donde cada uno de sus miembros mediante una comunicación y cooperación efectiva puede lograr cumplir con su misión, la cual es llegar a su objetivo y así satisfacer las necesidades que la comunidad presente.
Procedimientos y políticas de la organización
Un proceso clásico de organización es el establecimiento de roles, relaciones, autoridades y responsabilidades, con el objetivo de operar con la eficiencia y eficacia requerida para alcanzar los objetivos. Lo que se espere de un proceso de organización es disponer de una estructura organizativa a través de la cual los individuos cooperan sistemáticamente para el logro de objetivos comunes. Para realizar este proceso la estructura de la organización debe ser de un carácter tal que muestre los cargos, sus relaciones, mecanismos de coordinación y control de los miembros de la organización. A demás deben figurar los niveles de autoridad y de responsabilidad.
Sus niveles
• Institucional: Establecimiento de la Visión y elaboración de Estrategias.
• Intermedio: Transformación de las estrategias en programas de acción. Interacción entre un componente ligado a la incertidumbre (externa) y un componente orientado a la certeza y a la lógica (nivel operacional)
• Operacional: Ejecución cotidiana y eficiente de las tareas de la organización.
Para Guillermo Gómez Ceja las políticas tienen por objeto orientar la acción, por lo cual sirven para formular, interpretar y suplir las normas concretas. La importancia de éstas en la administración es decisiva, ya que son indispensables para lograr una adecuada delegación de autoridad. El mismo autor define los procedimientos como una serie de labores concatenadas, que constituyen una sucesión cronológica y el modo de ejecutar un trabajo, encaminados al logro de un fin determinado. (Gómez Ceja Guillermo, “Planeación y Organización de Empresas”, Octava Edición, Edit. McGraw-Hill, México, 1994, Pág.191.)
En los consejos comunales pasa exactamente igual, como paso número uno el consejo comunal debe definir el organigrama de la organización que es el esquema que muestra todos los cargos que existen dentro de él y los niveles de jerarquía, así dejar claro los niveles de autoridad y responsabilidad para luego definir como ejecutar cada uno de los niveles que nombran anteriormente. Cada uno de estos pasos realizándolos de la manera correcta lleva al logro de objetivos en este caso satisfacer las necesidades que pueda tener la comunidad.
Características de la organización.
Reglas explícitas Grado de formalización La organización se da en un espacio, tiempo y cultura determinada Presenta conductas recurrentes La organización es básicamente orden Son medios para crear, conservar, y transmitir conocimientos Orden jerárquico establecido, normas y reglas que cumplir. En la organización se da cierta cultura.
Elementos de la Organización
Grupo humano: seleccionar las personas que van a conformar la organización en este caso el Consejo Comunal “San Antonio Sector I”. Recursos: los recursos con los que cuentan para mantener la organización como capital, edificación, materiales de oficina etc. Fines y objetivos por alcanzar: en el caso del Consejo Comunal definir las necesidades que presentan y las soluciones en las que como organización llegaron para satisfacerlas. La división del trabajo: en este elemento entra la departamentalización. Las organizaciones cuentan con departamentos como departamento de administración, de recursos humanos, gerencia etc., para así, dividir el trabajo y lograr objetivos en un lapso de tiempo más corto y con eficiencia y eficacia. El Consejo Comunal “San Antonio Sector I”, cumpla lo que entendemos por división de trabajo cada persona que conforma el Consejo Comunal realiza tareas que se le han sido asignadas con las cuales debe cumplir para que entre todos cumplan sus objetivos en un tiempo de calidad.
Ventajas
Reutilización del conocimiento y la experiencia de otros integrantes de la organización: entre todos los integrantes del Consejo Comunal pueden ayudarse y brindarse apoyo en cualquier circunstancia de dificultad que presenten. La creación a partir de la información existente, en lugar de la creación desde cero: la información sobre cuáles son las necesidades en general que el consejo comunal tiene es lo que ayuda a la formación del mismo, es un grupo de personas unidas para lograr un mismo objetivo. Toma de decisiones más informadas, y por lo tanto con mayor posibilidad de éxito. Intercambio constante de información entre los miembros de la empresa. En este caso del Consejo Comunal el intercambio de información es primordial para conocer y estar siempre al tanto de cuál es su realidad en cuanto al logro de la visión y misión del mismo.
Principios de la Organización.
Los autores Stephen Robbins y Mary Coulter, citan seis elementos claves de la organización, estos constituyen los principios de organización que se detallan a continuación: (Robbins Stephen P., Coulter Mary, “Administración”, Sexta Edición, Edit. Prentice-Hall, México, 2000, Págs. 301-309.)
Especialización del Trabajo
Empleamos el término especialización del trabajo, o división del trabajo, para describir el grado en que las tareas de una organización están divididas en trabajos separados. El aspecto esencial de la especialización del trabajo es que en ella no se asigna la realización de todo un trabajo a un solo individuo, sino que se divide en varios pasos, cada uno de los cuales es llevado a cabo por una persona diferente.
Departamentalización
Una vez que los trabajos han sido divididos mediante la especialización del trabajo, es preciso volver a agruparlos para que sea posible coordinar las tareas comunes. La base sobre la cual se agrupan los trabajos a fin de alcanzar las metas organizacionales se conoce como departamentalización. Toda organización cuenta con su propia forma específica de clasificar y agrupar las actividades de trabajo. La departamentalización, puede ser: Funcional, de acuerdo con las funciones; por Productos, según el tipo de producto que elabore la organización; Geográfica, según el territorio; por Procesos, donde las actividades están agrupadas de acuerdo con el flujo de productos o clientes y por último la departamentalización puede ser por Clientes, que se basa en el tipo particular de clientes que la organización intenta atraer.
Cadena de Mando
Las cadenas de mando es una línea ininterrumpida de autoridad que se extiende desde los niveles superiores de la organización hasta los niveles más bajos y aclara quién le deberá rendir cuentas a quién. Esto ayuda a los empleados a saber a quién deberán recurrir cuando tengan problemas y ante quien son responsables. No es posible hablar de cadena de mando sin mencionar tres conceptos análogos: autoridad, responsabilidad y unidad de mando. La autoridad se refiere a los derechos inherentes de la persona que ocupa una posición administrativa, para dar órdenes y esperar que estas sean obedecidas. La responsabilidad se refiere a la obligación o expectativa de lograr un rendimiento determinado. Por último el concepto de unidad de mando sostiene que un subordinado debe tener un superior y sólo uno, ante quien será directamente responsable.
Amplitud de Control
El concepto de amplitud de control se refiere al número de subordinados que un gerente puede supervisar con eficacia y eficiencia. A medida que un gerente asciende por la escala jerárquica de la organización, tiene que atender una mayor diversidad de problemas complejos y mal estructurados, por lo cual los ejecutivos deberán tener un alcance de control más pequeño que los gerentes del nivel medio y en forma similar, los gerentes de nivel medio requerirán un alcance más modesto que los supervisores. Cuanto mayor grado de capacitación y experiencia posean los subordinados, menos supervisión directa necesitan.
Centralización y Descentralización
El concepto centralización-descentralización es de carácter relativo, no absoluto, lo que se quiere decir por relativo es que una organización nunca está completamente centralizada o descentralizada, pocas organizaciones podrían funcionar con eficacia si todas las decisiones las tomarán únicamente un grupo selecto de los más altos gerentes; pero tampoco podrían funcionar eficazmente si todas las decisiones fueran delegadas a los empleados de los niveles más bajos.
Formalización
La formalización se refiere al grado en que las actividades de una organización están estandarizadas y medida en la cual el comportamiento de los empleados se guía con una serie de reglas y procedimientos. En las organizaciones con una alta formalización, se cuenta con descripciones de puestos explícitas, muchas reglas organizacionales y procedimientos claramente definidos que abarcan todos los procesos de trabajo, los empleados tienen una cantidad mínima de discreción sobre lo que tiene que hacerse, cuando debe hacerse y como se llevará a cabo. Cuando la formalización es baja, el comportamiento en los puestos está relativamente no estructurado y los empleados gozan de mucha libertad para elegir la forma en que harán su trabajo.
En el Consejo Comunal podemos encontrar todos estos principios de una manera muy sencilla pero si funcionan adaptándose a estos, logrando el cumplimiento de objetivos.
Importancia de la Organización
Las Organizaciones en la actualidad son la principal base económica para la sociedad, brindando la oportunidad a las personas que las conforman a mejorar tanto su vida personal como la comunidad para la cual trabajan, generan un gran nivel de empleo en la población por eso resultan tan importantes. Hoy en día existen diferentes tipos de Organización entre ellas esta los Consejos Comunales, permitiendo que los integrantes de una misma comunidad trabajen entre sí para lograr satisfacer necesidades en común y mejorar las condiciones de donde habitan con la ayuda de los organismos correspondientes.
MANUALES
Según el autor Gómez Ceja Guillermo (1994) Es un conjunto de documento que partieron de los objetivos fijados y las políticas implantadas para lograrlo, señala la secuencia lógica y cronológica de una serie de actividades, traducidas a un procedimiento determinado, indicando quien los realizara, que actividades han de desempeñarse y la justificación de todas y cada una de ellas, en forma tal, que constituyen una guía para el personal que ha de realizarlas.
“No es más que una serie de actividades en la que se establecen todas las indicaciones o paso e instrucciones que deben seguir las organizaciones o el personal que se encargara de que esta sean efectuadas como corresponde”.
MANUALES DE ORGANIZACIÓN
Según el autor Guillermo Gómez Cejas (1994) Son elementos básicos de referencia y de auxilio en la empresa para obtener el control deseado de los esfuerzos del personal por medio de estos manuales pueden proporcionarse al personal sus deberes y responsabilidades, los reglamentos de trabajo, políticas y objetivos de la empresa, en una forma sencilla, directa y autorizada.
“Este se encarga de conseguir el control del personal debido a los esfuerzo anhelados y en lo que respecta a la asignación de las diferentes actividades que se deben cumplir en las organizaciones”.
Los manuales son textos utilizados como medio para coordinar, registrar datos e información en forma sistémica y organizada. También es el conjunto de orientaciones o instrucciones con el fin de guiar o mejorar la eficacidad de las tareas a realizar.
El manual de organización es un instrumento metodológico de la ciencia y técnica de la administración; es un medio de acción práctica por excelencia, que ayuda grandemente al proceso de organización.
Constituye un complemento ideal de los organigramas, o mejor dicho, se complementan recíprocamente para dar informaciones claras y detalladas de la estructura y de las unidades que la integran. Estas unidades se señalan en los organigramas solamente con su título, pero el manual de organización las describe con detalle, en todo lo relativo a responsabilidades, tareas, atribuciones, deberes y funciones.
El Manual de Organización es un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, la información y/o las instrucciones sobre su marco jurídico administrativo, atribuciones, historia, organización, objetivo y funciones de la dependencia o entidad, constituyéndose además en un instrumento de apoyo administrativo, que describe las relaciones orgánicas que se dan entre las unidades administrativas, siendo ello, un elemento de apoyo a su funcionamiento. (“Guía para la elaboración e integración de manuales de organización”. Instituto Politécnico Nacional, Septiembre 2003).
Objetivo de los Manuales de Organización.
Proporcionar, en forma ordenada, la información básica de la organización y funcionamiento de la unidad responsable como una referencia obligada para lograr el aprovechamiento de los recursos y el desarrollo de las funciones encomendadas.
Ventajas de los Manuales de Organización.
Colabora en la ejecución correcta de las actividades encomendadas al personal y proporcionar uniformidad en su desarrollo. Permite el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución de las funciones, evitando la repetición de instrucciones y directrices. Proporciona información básica para la planeación e instrumentación de medidas de modernización administrativa. Sirve como medio de integración al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación e inducción a las distintas áreas. Es instrumento útil de orientación e información sobre el que hacer de las unidades responsables.
Pueden distinguirse los manuales de la siguiente manera:
Organización: este tipo de manual resume el manejo de una empresa en forma general. Indican la estructura, las funciones y roles que se cumplen en cada área. Departamental: dichos manuales, en cierta forma, legislan el modo en que deben ser llevadas a cabo las actividades realizadas por el personal. Las normas están dirigidas al personal en forma diferencial según el departamento al que se pertenece y el rol que cumple Política: sin ser formalmente reglas en este manual se determinan y regulan la actuación y dirección de una empresa en particular. Procedimientos: este manual determina cada uno de los pasos que deben realizarse para emprender alguna actividad de manera correcta. Técnicas: estos manuales explican minuciosamente como deben realizarse tareas particulares, tal como lo indica su nombre, da cuenta de las técnicas. Bienvenida: su función es introducir brevemente la historia de la empresa, desde su origen, hasta la actualidad. Incluyen sus objetivos y la visión particular de la empresa. Es costumbre adjuntar en estos manuales un duplicado del reglamento interno para poder acceder a los derechos y obligaciones en el ámbito laboral. Puesto: determinan específicamente cuales son las características y responsabilidades a las que se acceden en un puesto preciso. Múltiple: estos manuales están diseñados para exponer distintas cuestiones, como por ejemplo normas de la empresa, más bien generales o explicar la organización de la empresa, siempre expresándose en forma clara. Finanzas: tiene como finalidad verificar la administración de todos los bienes que pertenecen a la empresa. Esta responsabilidad está a cargo del tesorero y el controlador. Sistema: debe ser producido en el momento que se va desarrollando el sistema. Está conformado por otro grupo de manuales. Calidad: es entendido como una clase de manual que presenta las políticas de la empresa en cuanto a la calidad del sistema. Puede estar ligado a las actividades en forma sectorial o total de la organización.
BASE LEGAL
Son un conjunto de normas y leyes que establece la constitución de la republica bolivariana de Venezuela, entre ellas; se destaca: la Ley Orgánica de los Consejos Comunales.
Por lo tanto el Artículo 2, hace referencia a los Consejos Comunales donde son democráticos, participativos y protagónico; y estas están conformados por ciudadanos que convivan en una misma comunidad, pueden llamarse: Barrios, urbanizaciones, aldeas, complejos habitacionales o zonas rurales. Esta es con fin de solventar situaciones difíciles o necesidades de su ámbito territorial.
Para esta convivencia comunal, se requiere de una organización, para realizarla se necesita personas que sean de la misma comunidad que integren el Consejo Comunal y es el Artículo 19 que establece los fines de su funcionamiento, el cual asistirán los habitantes del sector a la asamblea y nombrar las personas que elijan para que integren dicho consejo, considerando que son responsables y capaces de tomar decisiones para solventar las dificultades que se presenten.
En vista de lo mencionado anteriormente, es necesario llevar un sistema de trabajo colectivo, donde el artículo 26 nos menciona que el colectivo de coordinación comunitaria y las unidades que conforman el Consejo Comunal establecerán el sistema de trabajo en el reglamento interno y contemplaran el periodo correspondiente.
Esto quiere decir, que las personas que integren esa organización deben cumplir a cabalidad con sus funciones, para que puedan alcanzar el desarrollo armónico de la comunidad la calidad de vida será el elemento principal.
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